Διασφάλιση της Διαδικασίας

Η Διασφάλιση της Διαδικασίας (Process Facilitation) είναι οποιαδήποτε δραστηριότητα που διευκολύνει τις εργασίες για άλλους ή γενικότερα σύνθετες εργασίες που απαιτούν βοήθεια για να υλοποιηθούν. Χρησιμοποιείται σε επιχειρήσεις και περιβάλλοντα που απαιτούν οργάνωση για τη διασφάλιση του σχεδιασμού και της λειτουργίας επιτυχημένων συναντήσεων και εργαστηρίων

Σε τυπικές συναντήσεις, οι επίσημοι ηγέτες καθορίζουν τόσο τις ερωτήσεις όσο και τις απαντήσεις ώστε να διατηρούν τον έλεγχο. Η δημιουργικότητα αποθαρρύνεται. Στις διαδικασίες διευκόλυνσης και συντονισμού μας, κερδίζουμε τάξη από σεβαστή δομή παρά έλεγχο. Ξεκινάμε ερωτήσεις, προτάσεις, επιτρέπουμε διαφωνίες ή συμφωνίες και παρακολουθούμε τις ιδέες που προκύπτουν μέσα από μια συλλογική συνέργεια. Επιλέγουμε και συλλέγουμε τις γνώσεις και τα αποτελέσματά μας ως ομάδα και αναλαμβάνουμε κοινή ευθύνη για τις επόμενες κατευθύνσεις για την παραγωγή πιο βιώσιμων δράσεων.

Ορισμένες Εφαρμογές

Επενδύστε σε ικανότητες

Εργαστείτε με πολυπλοκότητα 

Λάβετε δύσκολες αποφάσεις 

Αγκαλιάστε διαφορετικές απόψεις 

Δημιουργήστε υγιείς ομαδικές σχέσεις 

Βρείτε τολμηρές και δημιουργικές λύσεις 

Αντιμετωπίστε τις διενέξεις και τις δύσκολες συζητήσεις 

Ακούστε τη φωνή και την προοπτική κάθε ατόμου 

facilitation
Ο Συντονιστής

Ένας αποτελεσματικός Συντονιστής (Διευκολυντής, Facilitator) πρέπει να είναι αντικειμενικός και να κρατάει ουδέτερη στάση. Πρέπει να κατανοήσει το επιθυμητό αποτέλεσμα της ομάδας, το ιστορικό και το πλαίσιο της συνάντησης ή της εκδήλωσης.

 

O Συντονιστής (Διευκολυντής, Facilitator) πρέπει να:

Α) Σχεδιάζει τη διαδικασία της ομάδας και να επιλέγει την κατάλληλη εργαλειοθήκη που πραγματικά βοηθά την ομάδα να προχωρήσει προς αυτό το αποτέλεσμα. Η ομαδική διαδικασία χρησιμοποιείται για τη διαχείριση των συζητήσεων, την καλύτερη δυνατή απόδοση από όλα τα μέλη και την ολοκλήρωση της εκδήλωσης με επιτυχία.

 

Β) Να οδηγεί και να ελέγχει τη ροή της διαδικασίας της ομάδας για να διασφαλίζει ότι:

Η συμμετοχή είναι αποτελεσματική.

Οι συμμετέχοντες επιτυγχάνουν αμοιβαία κατανόηση.

Οι παρατηρήσεις τους λαμβάνονται υπόψη και περιλαμβάνονται στις ιδέες, λύσεις ή αποφάσεις που προκύπτουν

Οι συμμετέχοντες αναλαμβάνουν κοινή ευθύνη για το αποτέλεσμα.

Επιβεβαιώνει ότι τα αποτελέσματα και οι ενέργειες καταγράφονται και εκτελούνται σωστά

Παράγοντες που καθορίζουν ποια διαδικασία πρέπει να επιλεγεί
  • Ο αριθμός των συμμετεχόντων
  • Η φύση των υπό συζήτηση θεμάτων
  • Το είδος της συμμετοχής που πρέπει να έχουν οι άνθρωποι
  • Το ιστορικό και οι θέσεις των συμμετεχόντων
  • Πόσο καλά γνωρίζουν το θέμα και ο ένας τον άλλον
  • Η διαθεσιμότητα του χρόνου